Polityka prywatności

Zakres polityki

Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych przez DeMenso Sverige Handelsbolag w związku z korzystaniem ze strony, zapytaniami, współpracą z klientami i podwykonawcami oraz kontaktami biznesowymi.

Kto odpowiada za dane?

Administratorem jest DeMenso Sverige Handelsbolag, działająca pod nazwą handlową DeMenso Sverige, szwedzka spółka handelsbolag z siedzibą w Skarze. Organisationsnummer: 969804-8528. Adres korespondencyjny: Valhallagatan 76, 532 34 Skara, Szwecja.

Sprawy prywatności i żądania dotyczące danych kieruj na hej@demenso.se.

Dane i ich źródła

Otrzymujemy dane kontaktowe i informacje, które zdecydujesz się przesłać, np. imię i nazwisko, e-mail, nazwę firmy, opis projektu, korespondencję, portfolio lub CV. Dokumentacja biznesowa może też obejmować rolę przedstawiciela, informacje o umowie i dane rozliczeniowe.

Dane zwykle pochodzą bezpośrednio od Ciebie. Jeżeli przedstawia Cię kontakt biznesowy lub korzystamy z odpowiednich publicznych informacji zawodowych, informujemy Cię o źródle i zakresie danych zgodnie z RODO.

Nie przesyłaj w ogólnym zapytaniu haseł, kluczy dostępu, danych zdrowotnych ani innych wrażliwych danych osobowych. Jeżeli projekt wymaga chronionych danych, sposób postępowania z nimi trzeba uzgodnić osobno.

Co dzieje się w formularzach strony?

Po wysłaniu formularza kontaktowego przetwarzamy adres e-mail, wiadomość oraz podane dobrowolnie informacje, aby odpowiedzieć na zapytanie. Wiadomość jest zapisywana w chronionej kolejce i przekazywana do hej@demenso.se przez Google. Zapytanie nie zapisuje do newslettera.

Newsletter korzysta z adresu e-mail i dobrowolnej zgody. Subskrypcja staje się aktywna dopiero po potwierdzeniu adresu w wiadomości e-mail. Dokumentujemy treść i wersję zgody, język, daty zgłoszenia, potwierdzenia i wycofania oraz ograniczone dane techniczne potrzebne do ochrony formularzy. Możesz wypisać się przez link w wiadomości lub skontaktować się z hej@demenso.se.

Linki e-mail otwierają aplikację pocztową. Otrzymujemy wiadomość po jej wysłaniu; zastosowanie mają także zasady przetwarzania Twojego dostawcy poczty.

Cele i podstawy prawne

• Zapytania i oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla niezbędnych działań na Twoje żądanie przed umową, której będziesz stroną; w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f dla odpowiedzi na zapytania biznesowe i prowadzenia relacji zawodowych.
• Kontakt z klientem i realizacja projektu: art. 6 ust. 1 lit. b, gdy jesteś osobą zawierającą umowę; art. 6 ust. 1 lit. f dla niezbędnej komunikacji z przedstawicielami firmy.
• Księgowość i dokumentacja wymagana prawem: art. 6 ust. 1 lit. c, gdy istnieje właściwy obowiązek prawny.
• Roszczenia i spory: art. 6 ust. 1 lit. f dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Zapytania o współpracę, CV i portfolio: podstawa zależy od oczekiwanej relacji; niezbędne działania przed umową albo odrębnie oceniony uzasadniony interes, a zgoda tylko tam, gdzie faktycznie jest zbierana dla dobrowolnego celu.
• Dobrowolny marketing lub przetwarzanie oparte na zgodzie: zgoda tam, gdzie jest wymagana, z możliwością jej wycofania. Zapytanie nie jest ogólną zgodą marketingową.
• Statystyki strony w Google Analytics 4 i Microsoft Clarity: zgoda, którą możesz wycofać w każdej chwili w Ustawieniach cookies.
• Pomiar reklam i remarketing w Google Ads (przez Google Analytics): zgoda na marketing, którą możesz wycofać w każdej chwili w Ustawieniach cookies.
• Pomiar reklam i remarketing na Facebooku i Instagramie z Meta Pixel: zgoda na marketing, którą możesz wycofać w każdej chwili w Ustawieniach cookies.

Podanie danych jest Twoim wyborem

Dane kontaktowe podajesz dobrowolnie, ale potrzebujemy możliwości odpowiedzi i informacji pozwalających zrozumieć zapytanie. Umowa lub dokumentacja wymagana przepisami mogą wymagać konkretnych danych. Bez niezbędnych informacji możemy nie móc odpowiedzieć, przygotować oferty lub wykonać zamówionej usługi.

Uzasadniony interes nie ma automatycznie pierwszeństwa przed Twoimi prawami. Konieczność przetwarzania i równowaga z Twoimi interesami wymagają oceny dla konkretnej operacji.

Odbiorcy i transfery międzynarodowe

Hosting strony zapewnia Hostinger, a pocztę obsługujemy za pomocą usług Google. Za Twoją zgodą używamy Google Analytics 4 przez Google Tag Manager oraz Microsoft Clarity do statystyk strony. Dostawcą jest Google Ireland Limited, a dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA, objętej programem EU–US Data Privacy Framework. Dostawcą Clarity jest Microsoft Ireland Operations Limited, a dane mogą być przekazywane do Microsoft Corporation w USA, objętej tym samym programem. Za zgodą na marketing Google Analytics udostępnia naszemu kontu Google Ads informacje o konwersjach i grupach odbiorców. Za zgodą na marketing używamy też Meta Pixel. Dostawcą jest Meta Platforms Ireland Limited, a dane mogą być przekazywane do Meta Platforms, Inc. w USA, objętej programem EU–US Data Privacy Framework. Za zbieranie danych przez Meta Pixel i ich przekazanie do Meta odpowiadamy wspólnie z Meta jako współadministratorzy; za dalsze przetwarzanie odpowiada Meta.

Zależnie od usługi innymi odbiorcami mogą być upoważnieni współpracownicy projektowi, doradcy księgowi lub prawni oraz organy, gdy ujawnienie wynika z prawa. Podmiot przetwarzający musi działać na wymaganych warunkach powierzenia; niezależny odbiorca ma własne obowiązki.

Dostawcy usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazanie wymaga podstawy zgodnej z rozdziałem V RODO, np. decyzji o odpowiednim stopniu ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń umownych. Informacje o odbiorcach, krajach przetwarzania i zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych możesz uzyskać pod adresem hej@demenso.se.

Okresy przechowywania i wyjątki

Stosujemy poniższe okresy przechowywania, zgodnie z polityką retencji DeMenso. Okres przechowywania zależy od celu, podstawy prawnej, umowy i obowiązków ustawowych. Dane usuwamy, gdy nie są już potrzebne do danego celu, z uwzględnieniem opisanych wyjątków.

Obowiązek prawny, spór, reklamacja, kontrola, incydent lub właściwe roszczenie mogą uzasadniać udokumentowaną blokadę usunięcia. Dostęp i użycie muszą pozostać ograniczone do tego celu. Po ustaniu powodu retencję trzeba ponownie ocenić. Kopie zapasowe mogą być usuwane rotacyjnie; danych nie wolno aktywnie przywracać bez ważnego powodu.

Niepotwierdzone zgłoszenie zapisu jest usuwane najpóźniej po 7 dniach. Subskrypcja nie rozpoczyna się bez potwierdzenia.

• Proste zapytania kontaktowe: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Zapytania ofertowe i briefy: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu. Korespondencja handlowa bez umowy: 24–36 miesięcy dla dowodów negocjacji i ochrony interesów.
• Aktywne umowy: przez czas współpracy. Zakończone umowy klientów: 7 lat od końca roku obrotowego lub dłużej, jeśli wymagają tego roszczenia. Dokumentacja projektowa: 3–7 lat po zakończeniu, zależnie od ryzyka; techniczna: 3–7 lat lub zgodnie z umową, przy wsparciu potencjalnie dłużej.
• Dokumentacja księgowa, faktury i dokumenty podatkowe: 7 lat po końcu roku kalendarzowego, w którym zakończył się rok obrotowy, zgodnie z właściwymi obowiązkami ustawowymi. Dokumenty nabycia aktywów mogą być potrzebne dłużej podczas używania aktywa.
• Dostępy klienta: usunąć natychmiast po ustaniu potrzeby. Eksporty baz i dane produkcyjne klienta: usunąć po zadaniu, zwykle do 30 dni, chyba że umowa powierzenia stanowi inaczej. Pozostała retencja danych klienta wynika z tej umowy i jego instrukcji.
• Kandydaci na podwykonawców: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, dłużej za zgodą. Spontaniczne zgłoszenia współpracy: 6–12 miesięcy, potem usunięcie lub zgoda. Kandydat do konkretnego projektu: czas procesu plus 6 miesięcy; odrzucony kandydat: 6 miesięcy, chyba że roszczenia lub zgoda uzasadniają więcej. Zgoda na przyszły kontakt: do 24 miesięcy, potem jej odnowienie.
• Zakończona współpraca z podwykonawcą: 7 lat w części księgowej i 3–7 lat w części projektowej, z uwzględnieniem roszczeń. Oświadczenia bezpieczeństwa/BYOD: współpraca plus 3 lata, dłużej przy incydencie; dostępy usunąć natychmiast po offboardingu.
• Logi serwera strony: 3–12 miesięcy zależnie od hostingu i bezpieczeństwa. Logi bezpieczeństwa: 12–24 miesiące, dłużej przy incydencie. Dowody incydentów: 5–7 lat lub dłużej przy sporze. Konta testowe: do zakończenia testów.
• Kopie strony: 30–90 dni zależnie od hostingu; robocze kopie migracyjne: 7–30 dni po zakończeniu i potwierdzeniu. Kopie klientów wynikają z umowy lub powierzenia.
• Newsletter: dane aktywnego subskrybenta do wypisu lub wycofania zgody; historia zgody do 3 lat później, dłużej przy sporze. Zachować tylko informacje konieczne do respektowania sprzeciwu lub blokady ponownej wysyłki tak długo, jak to potrzebne. Leady marketingowe: 12–24 miesiące od ostatniej aktywności; raporty kampanii: 24–36 miesięcy, najlepiej zagregowane.
• Dokumentacja praw autorskich i licencji: przez czas praw lub licencji oraz okres roszczeń. Zgody na wizerunek: przez czas używania materiału i okres roszczeń. Materiały promocyjne: zgodnie z licencją i celem, z usunięciem po ustaniu prawa lub celu.
• Prompty AI z danymi osobowymi lub klienta wymagają osobno ocenionego dozwolonego zastosowania i minimalnej retencji według właściwej umowy i zasad dostawcy. Historia użycia AI w projekcie: projekt plus potrzebny okres dowodowy. Wygenerowane treści: według praw i celu projektu.
• Preferencje czytania w przeglądarce: do resetu lub usunięcia pamięci strony; bez automatycznego wygaśnięcia. Wybór cookies: 180 dni. Cookies analityczne (po zgodzie): do 2 lat; dane zdarzeń w Google Analytics: do 14 miesięcy; nagrania w Microsoft Clarity: 30 dni. Cookies Meta Pixel (po zgodzie na marketing): _fbp i _fbc do 90 dni.

Gdy pracujemy na danych klienta

Klient może pozostać administratorem, a DeMenso działać jako podmiot przetwarzający, np. podczas pracy w CMS lub rejestrze użytkowników klienta. Wtedy instrukcje klienta i właściwa umowa powierzenia określają dozwolone przetwarzanie, dostęp, retencję oraz zwrot lub usunięcie danych. Ta polityka strony nie zastępuje umowy powierzenia.

Pamięć przeglądarki, AI i decyzje

Strona zapamiętuje wybrane preferencje czytania i wybór cookies w localStorage. Polityka cookies opisuje klucze, cele, okresy i sposób usunięcia danych. Wybór możesz zmienić przez Ustawienia cookies; przycisk Odrzuć opcjonalne wyłącza oba opcjonalne cele. Google Tag Manager, Google Analytics i Microsoft Clarity ładują się tylko po zgodzie na analitykę. Meta Pixel ładuje się tylko po zgodzie na marketing.

Obecna implementacja strony nie podejmuje automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Pracę firmy wspieraną AI opisuje polityka AI; strona nie przesyła automatycznie zapytania do usługi AI.

Twoje prawa i kontakt

Przy spełnieniu warunków RODO możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia lub przenoszenia danych, sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie oraz wycofać zgodę. Marketingowi bezpośredniemu możesz sprzeciwić się zawsze. Wycofanie zgody nie zmienia zgodności wcześniejszego przetwarzania na jej podstawie.

Na żądanie należy co do zasady odpowiedzieć w ciągu miesiąca. Przy złożonych lub licznych żądaniach możliwe jest uzasadnione przedłużenie o najwyżej dwa kolejne miesiące; informację z powodami trzeba przekazać w pierwszym miesiącu.

Możesz złożyć skargę do Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) lub właściwego organu w miejscu zwykłego pobytu, pracy albo domniemanego naruszenia. Wcześniejszy kontakt z nami nie jest warunkiem skargi.

Zmiany informacji

Politykę aktualizujemy wraz ze zmianami sposobu przetwarzania danych, usług i wymagań prawnych. Data aktualizacji znajduje się przy tytule dokumentu.